ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS

En esta sección los aspectos legales de las compras son manejados por una persona que conoce leyes y constitución como seria in asesor jurídico (abogado) y con él deben buscarse los consejos necesarios de una accesoria para llevar a cabo la compra  y venta.

El primer y más importante aspecto de los contratos con el proveedor es que se debe cuidarlos documentos que se firman lo cual protege a la compañía. Otra área es conocer y poder interpretar las leyes en vigor actualmente sobre precios, negociación, tarifas, rebajas etc. 

Existen problemas legales que pueden presentarse entre el proveedor y el cliente y en esta categoría se dan los siguientes casos:

*Cambios de cláusulas en el contrato.

*Falsedad ó fraude.

*Contratos ilegales ó contrato nulo.

*Rechazo de los artículos despachados por la compañía.

*Infracción al derecho de patente.

*Reclamaciones por ajuste de seguro.

Estas actividades pueden en ocasiones conducir a una conducta no ética y pueden ofrecer regalos costosos como viajes o carros para sobornar las consecuciones de algunos agentes que presentan al departamento de compras de una compañía en agradecimiento recibiendo de forma privada sumas de efectivo.

Aprovecharse de la cotización de un proveedor.

*Aprovechar el error de la oficina del pedido en cantidad y precio.

*Revelar informes de posibles acciones con proveedores.

*Pasar informes de la compañía a la competencia.

Las auditorias tanto internas como externas están encaminadas a cotejar que las transacciones se hayan hecho siguiendo los procedimientos y normas de compras. 

Está verificación se hace por medio de un contador que conozca cada una de las actividades y el orden que deben seguir, Se revisará todos los aciertos contables y estos estarán ligados a movimientos de contabilidad como son pagos y cobros de mercancía.

Estos movimientos deberán coincidir en la información y fechas así como cantidades en inventario y pago de los mismos, cada movimiento contable deberá tener contra recibo, factura, nota de remisión o un recibo de factura que sirva de evidencia para la auditoria antes mencionada.

En esta auditoria debe estar presente el responsable del departamento de compras, de finanzas, y contabilidad para proporcionar la información necesaria y de manera oportuna al auditor.

En organizaciones privadas las auditorias se granizan por instituciones para dar fe de los manejos mercantiles y comerciales de las empresas, as como su declaración de impuestos y reglamentaciones representando a hacienda, secretaria de salud, ecología según sea el giro del negocio a las organizaciones de servicios también se les aplica auditoria por ejemplo, rectoría de una universidad, hospitales etc.