CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

*Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso como por ejemplo ordenador, máquina, mobiliario, vehículo etc; es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta solo artículos de uso inmediato

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

*Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Estas compras se hacen con el fin de que existan más ventas, prevenir antes de que el cliente lo necesite sabiendo que lo va a consumir.

*Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.

En esta compra los artículos se venden solo en cierto tiempo, en ofertante calcula la cantidad de producto guiándose en las ventas de periodos pasados.

*Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

En estas compras el ofertante sabe que se va a consumir el producto día a día es por eso que lo que invierte sabe que lo recuperara en seguida.

*Compras oportunidad. La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

En esta compra el demandante desea adquirir los productos ya que sabe que están en oferta y muchos no dejan pasar la oportunidad de consumir algo así a pesar de que tal vez no lo necesite.

*Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

PRONOSTICO DE COMPRA

El pronóstico de compras, es el arte de medir y calcular mentalmente o físicamente, las cosas necesarias para la producción de la empresa. Esto se empieza a partir del área de producción al estimar cuantos productos harán o modificaran, previamente se imagina que es lo que se va a producir y la cantidad. 
Nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado.
Se estima el tiempo de llegada de nuestra mercancía, con cada costo que esto nos traerá a nosotros, con el simple hecho saber quién es nuestro proveedor, se puede pronosticar la calidad, cantidad, precio y condiciones del producto que compraremos.
Se pronostica a partir de cualquier recurso que nosotros adquiriremos que sea ajeno de la empresa, este pronóstico va ligado con el financiero, pero a diferencia este solo abarca de producción a compras.

La planeación comprende pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y procedimientos, bien sea para la empresa en su totalidad o cualquier área en sí misma.
Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.

INVENTARIO Y TIPOS DE INVENTARIOS

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

·         Es detallada porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.

·         Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.

·   Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.

TIPOS DE INVENTARIOS

·         inventarios finales: se realizan cada vez que se cierra el periodo fiscal, habitualmente el 31 de diciembre;

·         inventarios periódicos: se realizan cada determinado tiempo dentro de una empresa;

·         inventarios iniciales: se registran todos los bienes de la empresa; solo se documentan los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero;

·         inventarios de liquidación legal y política en su proceso;

·         inventarios de productos en proceso de fabricación: incluyen los bienes que ha adquirido una empresa de tipo manufacturera o industrial y están en proceso aún de manufactura; se cuantifican a través de la cantidad de materiales, de la mano de obra o de los gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre;

·         inventarios de materias primas: incluyen los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna manera;

·         inventarios de suministros de fabrica: incluyen todos los materiales que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar exactamente; por ejemplo, pintura, lija, clavos, lubricantes;

·         inventarios de producción en proceso;

·         inventarios de productos terminados: los de los productos que adquieren las empresas manufactureras o industriales y después modifican o transforman para venderlos como productos elaborados por ellos;

·         inventario perpetuo: ayudan a preparar los estados financieros por periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional); el negocio puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin realizar un inventario.

PLANEACIÓN DE LOS MATERIALES

La planificación de los materiales o MRP es un sistema de planificación y administración, normalmente asociado con un software que planifica la producción y un sistema de control de inventarios.

Tiene el propósito de que se tengan los materiales requeridos en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El MRP, en función de la producción programada, sugiere una lista de órdenes de compra a proveedores.

Más en detalle, trata de cumplir simultáneamente tres objetivos:

·         Asegurar materiales y productos que estén disponibles para la producción y entrega a los clientes.

·         Mantener los niveles de inventario adecuados para la operación.

·         Planear las actividades de manufactura, horarios de entrega y actividades de compra.

Objetivos de las compras

El MRP determina cuántos componentes se necesitan, así como cuándo hay que llevar a cabo el Plan Maestro de Producción, que se traduce en una serie de órdenes de compra y fabricación de los materiales necesarios para satisfacer la demanda de productos finales.

·         Disminuir inventarios.

·         Disminuir los tiempos de espera en la producción y en la entrega.

·         Determinar obligaciones realistas.

·         Incrementar la eficiencia.

·         Proveer alerta temprana.

·         Proveer un escenario de planeamiento de largo plazo.

Un sistema MRP debe satisfacer las siguientes condiciones:

·     Asegurarse de que los materiales y productos solicitados para la producción son repartidos a los clientes.

·      Mantener el mínimo nivel de inventario.

·      Planear actividades de:

·         Fabricación.

·         Entregas.

·         Compras.

EL PROCEDIMIENTO DEL MRP

El MRP, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks (o inventarios) que responde a las preguntas: ¿qué? ¿cuánto? y ¿cuándo?, se debe fabricar y/o aprovisionar material.

El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:

·         La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente, únicamente lo es la de los productos terminados.

·   Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes sencillos:

1.   Las demandas independientes.

2.   La estructura del producto.

Así pues, el MRP consiste esencialmente en el cálculo de necesidades netas de los artículos necesarios, introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales, como es el plazo de fabricación o entrega de cada uno de los artículos, indicando la oportunidad de fabricar (o aprovisionar) los componentes respecto a su utilización en la siguiente fase del proceso.

En la base del nacimiento de los sistemas MRP está la distinción entre demanda independiente y demanda dependiente.

Esta distinción es importante, debido a que la gestión de stocks de un producto varía según su tipo de demanda. Las demandas independientes aplican métodos estadísticos de previsión por demanda continua y en las dependientes se utilizan los sistemas MRP.

El concepto de MRP es sencillo: se trata de saber qué y cuanto se debe aprovisionar/fabricar y en qué momento para cumplir con los compromisos adquiridos.

El sistema de planificación viene configurado por 3 parámetros:

·         Horizonte

·         Periodo

·         Frecuencia

EL SISTEMA MRP

Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de Producción. Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:

·         El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y ensamble.

·         El producto final es costoso.

·         El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.

·         El ciclo de producción (lead time) del producto final sea largo.

·         Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.

·         El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricación sea intermitente.

El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes:

·       El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos que están sometidos a demanda externa (productos finales y piezas de repuesto).

·        El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación, debiendo conocerse la fecha de recepción de estas últimas.

·   La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la empresa conociendo el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.

A partir de estos datos proporciona como resultado la siguiente información:

·         El plan de producción de cada uno de los ítems que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación.

·         El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para aquellas referencias que son adquiridas en el exterior.

·         El informe de excepciones, que permite conocer qué órdenes de fabricación van retrasadas y cuáles son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia, sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes.

SELECCIÓN Y RELACION CON PROVEEDOR

Los proveedores con que cuente una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. Contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad (y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad), sino que también significa poder mantener bajos costos, o la seguridad de saber que podemos abastecernos de productos cada vez que lo requiramos.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo, y buscar y seleccionar bien a éstos.

La selección de proveedores contempla criterios de calidad, medioambientales, seguridad y salud laboral, económica y social, debiendo realizarse de manera objetiva, justa e imparcial, sin ningún tipo de preferencias hacia persona o entidad, que no sea el interés de la empresa y clientes. 

DEFINICIÓN DE PROVEEDOR

Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.

Para toda organización es muy importante contar con el apoyo de proveedores confiables para lograr el cumplimiento de sus objetivos. Nadie quisiera tener a su lado proveedores que no proporcionen el cumplimiento esperado, o que cada vez que envíen materiales, éstos se reciban con defectos de calidad, problemas de tiempo o diferencias en cantidades.

Por lo tanto el proceso de selección de proveedores es una actividad clave ya que representa el punto de partida en donde se analiza en los proveedores su capacidad y su potencial, así como su disposición para proporcionar productos de calidad, entregas oportunas y servicio. La empresa además de dedicar el tiempo y los recursos necesarios a la búsqueda de proveedores, deberá tener en claro cual es el perfil deseado en los proveedores, el que más compatible sea con su visión de negocio, y que por lo tanto aumente las posibilidades de formar una relación de socios comerciales de largo plazo.

EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

1.    El paso inicial consiste en la identificación de necesidades de la empresa, este es un paso interesante ya que permite a la empresa reconocer la necesidad de compra la cual tomar como punto de origen hacía la búsqueda de los servicios.

2. La siguiente etapa consiste en el establecimiento de los objetivos de compra, una vez qué se reconoce la necesidad te debes preguntar que se quiere lograr de los servicios por ser adquiridos.

3. Tanto la identificación de necesidades como el establecimiento de objetivos son etapas preliminares que sirven para tener una definición más clara del servicio requerido. Ahora se podrán definir los criterios de selección de proveedores, los cuales pueden ser los siguientes:

a) Oferta de productos. Se refiere a la descripción de los productos o servicios que se ofrecen, sus especificaciones, dimensiones, propiedades, cantidad, calidades, etc. b) Oferta de servicios. Este criterio se refiere al valor agregado ofrecido tales como tiempos de entrega, envío, garantías, empaque, etc. c) Oferta de Valor. Implica el valor ofrecido en términos de precios, cotizaciones, financiamientos, descuentos y promociones ofrecidas por el proveedor. d) Posición de mercado de la empresa. En ocasiones se utiliza este criterio en la selección de proveedores, ya que es un indicador que genera confianza si se cuenta con una posición competitiva y se tiene el reconocimiento de mercado.

e) Calidad del personal.

En definitiva este es un aspecto de gran importancia ya que de un socio comercial se espera que la gente con la que vas a trabajar en conjunto sea personal capacitado y con la actitud y compromiso necesarios.

f) Capacidad tecnológica de la empresa. Es un factor importante que se usa como criterio de selección en varias industrias.

g) Certificaciones de calidad con las que cuenta. También es un criterio de aplicación en ciertas industrias o para algunas empresas que busquen a proveedores que realicen operaciones basadas en procedimientos de calidad.

h) Visión de negocio. Es un criterio importante para determinar si los objetivos del proveedor son compatibles con la visión de largo plazo de la empresa.

i) Experiencia en la industria. Para muchas empresas representa un valor adicional que los proveedores ya tengan experiencia de servicio en la misma industria o en industrias similares.

J) Localización geográfica de la fuente. Se considera como un criterio de selección si la cercanía representa beneficios para la empresa ya sea para surtir los materiales de forma más rápida o con un mejor costo.

k) Flexibilidad y capacidad para resolver aspectos no planeados. Que el proveedor sea flexible y tenga capacidad de resolver situaciones no planeadas es sin duda un criterio importante que se toma en cuenta en la selección del proveedor.

l) Conducta ética. Es muy deseable que las empresas consideren a la conducta ética de los proveedores como un criterio de selección, ya que recuerda que se ésta seleccionando a un socio comercial al cual puedas confiar en buena parte la operación del negocio.

4. Una vez definidos los criterios de selección, el siguiente paso en el proceso consiste en establecer las fuentes de contacto, en el caso de la selección de proveedores para la transportación de materiales, podríamos utilizar las siguientes fuentes de contacto: -A través de ferias comerciales -Directorios industriales -Por medio de representantes de ventas -Por referencia de la industria -Búsqueda directa en campo -Con apoyo de sistemas de información e Internet -A través de catálogos y muestras recibidas

5. Una vez que ya se tenga contacto con algunos proveedores localizados a través de alguna de las fuentes, se procede con la etapa de análisis de los proveedores. El análisis de proveedores consiste en empezar a valorar los diferentes aspectos y características de las fuentes de suministro que son deseables para la empresa.

6. Posterior al análisis de los proveedores, se pueden establecer los aspectos de negociación, los cuales consideras importante establecer para garantizar las condiciones del servicio esperado.

7. Cuando se han establecido los aspectos de negociación y se consideran a los proveedores dentro de la lista de opciones, la empresa ya puede efectuar la solicitud de cotizaciones para un servicio en particular

8. Como parte final del proceso, una vez que se cuenta con las cotizaciones correspondientes se procede a solicitar los servicios o efectuar la compra.

La organización que desee alcanzar objetivos de crecimiento a largo plazo deberá considerar a sus proveedores como socios comerciales. De esta forma los proveedores serán partícipes de su estrategia comercial y podrán obtener un conocimiento profundo de sus necesidades. En el proceso de selección las personas responsables del área de compras deberán tener estos objetivos en mente para elegir realmente a los proveedores correctos.

DECICIONES EN LAS SELECCIONES DE PROVEEDOR

Para tomar la decisión final de seleccionar a un proveedor es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos

1. Líneas de productos que manejan
2. Proceso de fabricación
3. Capacidad financiera
4. Organización del proveedor
5. Volumen de ventas
6. Clientes que manejan, entre otros

EVALUACION DE LOS PROVEEDORES

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a tomar en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

1-    Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado.

2-    Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.

3-    Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa.

4-     Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación.

5-    Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores.

Un ejemplo de una posible evaluación seria la siguiente:

· Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especificaciones en el período evaluado.

· Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.

· Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.

· Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

· Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.

· Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.

RELACION COMPRADOR-VENDEDOR

Veamos a continuación los factores determinantes generales de la formación de una relación, esto es,

independientes del tipo de relación. Se trata de factores dependientes entre sí, en continua interacción

unos con otros.

INTENCIÓN ENTRE LAS PARTES.- La intención de las partes de alcanzar un acuerdo y establecer una relación que beneficie a ambas partes es fundamental para una relación efectiva. Si no existe voluntad, difícilmente se podrá construir una relación, a menos que exista una obligación a ello.

Algunos puntos en los se puede notar la mala relación de proveedor- comprados son:

LA ESCASEZ DE RECURSOS.- Cuando los recursos son escasos y las empresas son incapaces de generar los resultados requeridos, éstas estarán más proclives a establecer relaciones. Un ejemplo frecuente de esta situación tiene lugar cuando la demanda está disminuyendo, lo cual lleva a fabricantes y a distribuidores a cooperar para tomar acciones conjuntas que permitan hacer crecer esa demanda.

EL CONSENSO EN EL DOMINIO.- Este consiste en el grado en que las organizaciones aceptan las funciones y objetivos pretendidos por cada una de las partes. Cuanto mayor sea ese consenso mayor es la probabilidad de formación de una relación. De hecho, la existencia de disensiones en el dominio es frecuentemente causa de conflicto.

LA CONCENTRACIÓN ENTRE LAS EMPRESAS DEL SECTOR.- Cuanto mayor sea el grado de concentración de una de las partes protagonistas del intercambio mayor será su grado de influencia sobre la otra parte. La tendencia actual en los mercados viene caracterizada por una situación cambiante conducente hacia una cada vez mayor concentración, tanto de compradores como de vendedores.

LA NECESIDAD.- Son aquellos intercambios entre organizaciones que se llevan a cabo para cumplir con requerimientos legales o reguladores, los cuales pueden provenir de las administraciones públicas, la legislación vigente, el propio sector industrial o las entidades y organizaciones profesionales.

EVALUACION DE LAS FUENTES POTENCIALES

Una evaluación de potencial puede permitir explorar las posibilidades futuras. Una evaluación de potencial toma en cuenta aspectos considerados en una evaluación psicológica y una evaluación de desempeño y los proyecta.

La evaluación de desempeño puede ser óptima y la de potencial baja, porque una persona puede ser excelente para lo que hace, pero eso no quiere decir que sea buena para el puesto superior.

“El principio de Peter” postula que en una empresa siempre las personas ascienden hasta su nivel de incompetencia, es decir dejan de ser candidatos para el puesto superior cuando demuestran falencias en su desempeño actual. Como consecuencia, luego de cierto lapso, cada posición estaría cubierta por candidatos con carencia, que permanecen en sus puestos porque no muestran condiciones favorables para ascender.

Evaluamos condiciones, no personas. Los criterios deben definirse para evitar equívocos.
Una evaluación de potencial permite a la organización saber con qué recursos cuenta frente a las necesidades de promoción.

Las condiciones potenciales son aquellas que la persona puede llegar a poner en juego. Representan el mayor nivel de complejidad que estaría en posición de afrontar en el futuro, desarrollo mediante.

La evaluación de desempeño, la evaluación de potencial, la evaluación psicológica, constituyen diferentes fuentes de información que la empresa puede utilizar.

Unificar criterios es una actividad que se desarrolla con los otros a través de la tarea en común. No importa si “tenemos razón, importa si estamos de acuerdo”; si existe esa “convención” nuestras opiniones serán comparables.

esta imagen nos muestra las fuentes potenciales de la empresa como son los insumos que provee a la empresa gracias al proveedor nos muestra el proceso de producción que también es una fuente potencial para el logro del objetivo organizacional y el producto ya terminado listo para que llegue al cliente.

DETERMINACION DE PRECIOS

Todas las organizaciones con fines de lucro y muchas sin fines de lucro ponen precio a sus productos o servicios. Los precios tiene muchos nombres: Hay precios a todo nuestro alrededor. Pagamos renta, colegiatura por nuestra educación, honorarios a nuestro medico o dentista. Las líneas aéreas, ferrocarriles, taxis y camiones nos cobran un pasaje; las empresas de servicios como la luz y el teléfono llaman a sus precios tarifas; y el banco nos cobra intereses por el dinero que pedimos prestado. El precio de conducir un automóvil por algunas autopistas se llama cuota, y la empresa que asegura nuestro automóvil nos cobra una prima . El "precio de un ejecutivo es sus sueldo, el precio de un vendedor podría ser una comisión y el precio de un trabajador es un salario. Por último aunque algunos economistas no estén de acuerdo , muchos de nosotros sentimos que los impuestos son el precio que pagamos por el privilegio de ganar de dinero.

En la presente investigación se establecen los pasos para la fijación de precios y los diversos métodos que utilizan las empresas para establecer los preciso de venta de sus productos.

Precio definición:

El precio es el elemento de la mezcla de marketing que produce ingresos; los otros producen costos. El precio también es unos de los elementos más flexibles: se puede modificar rápidamente, a diferencia de las características de los productos y los compromisos con el canal.

Al mismo tiempo, la competencia de precios es el problema más grave que enfrentan las empresas. Pese a ello , muchas empresas no manejan bien la fijación de precios.

Los errores más comunes:

·         La fijación de los precios está demasiado orientada a los costos

·         Los precios no se modifican con la frecuencia suficiente para aprovechar los cambios del mercado

·         El precio se fija con independencia del resto de la mezcla de marketing y no como un elemento intrínseco de la estrategia de posicionamiento en el mercado

El precio no es lo bastante variado para los diferentes artículos, segmentos de mercado y ocasiones de compra